Wer ist für ein gutes Meeting in der Verantwortung?

Die Moderator:in, lautet vielleicht deine spontane Antwort. Aber stimmt das so?

Ja, die Moderator:in hat die Verantwortung für den Prozess. Sie kümmert sich darum das Dinge wie Agenda, Einladung, etc. im Vorfeld erledigt werden. Mit der notwendigen Methodenkompetenz unterstützt Sie die Teilnehmenden in den unterschiedlichen Phasen des Meetings. Sie moderiert im besten Sinne des Wortes – sorgt für Ausgleich im Meeting – an Meinungen und Beteiligung.

Die Teilnehmenden haben aber ebenso eine Verantwortung. Diese beginnt schon bei der Annahme bzw. Ablehnung der Einladung. Ich erlebe oft, dass sich über die Vielzahl der Meetings beschwert wird, selten höre ich dagegen, dass aktiv in den Austausch gegangen wird, was den der erwartete Beitrag zum Meeting sein soll und ob die eingeladene Person dies gerade leisten kann.

Während des Meeting können z.B. Meeting-Wächter den Teilnehmenden helfen Ihre Verantwortung für das Meeting wahrzunehmen. ELMO (Enough Lets Move On) signalisiert zum Beispiel, dass ein Punkt aus der Sicht zumindest einer Person ausreichend ausgeführt/diskutiert wurde. Die Moderator:in greift dann das Signal auf und befragt die Gruppe, ob sie das auch so sehen, oder noch ein gewisse Zeit, als Vorschlag 5 Minuten, ihrer gesamten Meeting Zeit noch investieren wollen. So legt die Moderator:in die Verantwortung für den Zeit-Invest in die Hände der Teilnehmer:innen.

Bei mir wird ELMO noch von Captain Fokus, dem Ich-bin-lost Alien und dem Pausenclown begleitet. Die Inspiration dazu verdanke ich meinem Mentor Pete (Peter Rößler).

Am Schluss gibt es noch die Verantwortung qualitatives Feedback zum Meeting zu geben, damit das Meeting besser werden kann. Dafür gibt es viele Möglichkeiten. Eine der einfachsten ist die Feedback-Tür. Die Teilnehmer:innen können ein Post-it nehmen, schreiben den Ihnen wichtigsten Punkt zur Qualität des Meetings auf (wenn möglich mit Namen für Rückfragen) und kleben das Post-it beim Verlassen des Raums an die Ausgangstür.

Nur wenn alle Beteiligten die geteilte Verantwortung für das Meeting annehmen, erfüllen Meetings den Zweck für den sie gedacht sind.