Effektive Meetings: Verteidigungshaltungen vermeiden

Die Situation
Ein Mitarbeiter eines Kunden erzählte mir, dass als er aus seiner Sicht Fakten in ein Meeting einbrachte, die Teilnehmer:innen der anderen Abteilung sofort in die Verteidigung gegangen seien. Danach wäre kein produktiver Austausch möglich gewesen. Das Meeting wurde frühzeitig beendet.

Das Problem
Eine solche Verteidigungshaltung verhindert das gegenseitige Zuhören. Zuhören hier gemeint als nicht nur den anderen hören, sondern als aktives zugewandtes verstehen wollen. Sie bestärkt dass Beharren auf Positionen anstatt das Erkennen von möglicherweise geteilten Bedürfnissen zu fördern. Letztlich verhindert es das Finden von Lösungen.

Wie könnte so etwas vermieden werden?
Je nachdem wie „heikel“ oder wichtig die Situation ist, empfiehlt es sich, vorab ein persönliches Gespräch zu suchen. Ja, das kostet Zeit, aber wie viel Zeit verliert man durch ein solches unproduktives Meeting, in dem möglicherweise weiteres Vertrauen verloren gegangen ist?

Hilfreich wäre sicherlich vorab zu fragen, ob die andere Abteilung Daten hat, die hilfreich bei der gegebenen Fragestellung sein könnten, um damit das Signal zu setzen, an einer gemeinsamen Erkenntnis interessiert zu sein und ihre Sicht der Situation wertzuschätzen.

Im Meeting könnte der Mitarbeiter ohne eigene Interpretation und Wertung seine Daten (Zahlen, Kundenstimmen, etc.) einbringen und die anderen Teilnehmer:innen explizit einladen, die vorliegenden Daten gemeinsam zu interpretieren. Eine Möglichkeit die immer existiert, selbst wenn es – wie im Beispiel – erst im Meeting klar wird, dass es irgendwie ein Problem gibt.

Eine Frage die sich alle Beteiligten stellen sollten, ist welche Bedürfnisse sich möglicherweise hinter ihrer Position verbergen. Also auch der Mitarbeiter, welcher auf mich zu kam. Über das herstellen von Transparenz über diese Bedürfnisse kann viel eher eine Lösung gefunden werden, welche auf einem gemeinsamen Interesse beruht ein bestimmtes Ziel für das Unternehmen zu erreichen. Damit wird es auch möglich – für das übergeordnete gemeinsame Ziel – eigene Ziele eventuell hinten an zu stellen, bzw. zunächst geteilte Teilziele zu priorisieren.