Horizontale vs. vertikale Kommunikation in Meetings verstehen

Zunächst beschreibe ich ein schwieriges Meeting. Danach gehe ich auf mögliche Ursachen ein und dann beschreibe ich Handlungsoptionen, die helfen.

“Ich bin mir ganz sicher, wenn wir uns überlegen würden, was ist denn der Faktor, der in Firmen ganz drastisch die Produktivität verbessern würde? Ist das die Einführung von SAP oder was ist es? (…) Ich bin mir ganz sicher, dass der Faktor, der das am schnellsten hinkriegen würde und der eigentlich gar nicht so teuer sein müsste, das ist die firmeninterne Schulung von Moderatorinnen und Moderatoren.” Peter Modler

Podcast „Neu geordnet“ 10.07.2023

Das Meeting
Du wirst gebeten ein Meeting zu moderieren. Du kennst die Menschen vom Sehen. Als du gerade angefangen hast, kommt noch ein Teilnehmer zu Tür rein, er entschuldigt sich nicht, kommentiert laut seinen eigenen Vorgang der Platzsuche und findet sogar noch Zeit einen anderen Teilnehmer zu begrüßen. Als er sich endlich gesetzt hat, breitet er seine Unterlagen großflächig aus. Du, als wohlerzogener Mensch, stellst dich kurz vor: “Hallo, ich bin Edgar.” Du versuchst dann wieder den Fokus auf das Meeting zu setzen. Schon beim Vorstellen der Agenda fällt der Mensch von eben dir ins Wort, da er meint das Agendapunkt 5 ja der eigentlich wichtige sei und an Nummer eins gehöre. Du versuchst zu erklären, dass dies ja die Agenda der Fachabteilung sei, für die du kurzfristig die Moderation des Meetings übernommen hättest. Er nörgelt noch eine Weile an der Agenda herum. Als die Fachabteilung dann endlich ihren Vorschlag mit einer Menge Daten vorgestellt hat, sagt der Mensch von eben schlicht: “So ein Quatsch!”. Trotz der Versuche mit Fakten zu überzeugen, bleibt er dabei. Das Meeting endet ohne Ergebnis.

“Die Moderatorinnen und Moderatoren in Meetings von Firmen, das sind eigentlich Leute, die Wissensorganisationen machen. Und insofern sind sie ein ganz zentraler Punkt für betriebswirtschaftliche Produktivität.” Peter Modler

Podcast „Neu geordnet“ 10.07.2023

Funktion des Moderator Rolle im Meeting

Es gibt eine defensive, wie auch eine offensive Funktion.

Die defensive Funktion besteht darin, die Meeting-Kultur gegenüber Störern zu verteidigen. Damit sind die gemeint, die andere nicht ausreden lassen, Vielredner oder Selbstdarsteller ohne substantielle Beiträge. Noch dringlicher wird es wenn rassistische oder sexistische Bemerkungen gemacht werden! Das muss sofort unterbunden werden. Wertfrei, ohne Emotion – das ist wichtig! Also nur aus der Rolle sprechen, nicht als private Person.

Die offensive Funktion, bezieht sich auf Menschen, die fachlich kompetent sind, aber nicht so gerne in einem Meeting öffentlich reden. Diesen Personen muss der Moderator so viel Schutz und so viel Mut geben, dass sie im Meeting ihre Kompetenz einbringen können. Wenn sie das von sich aus nicht machen, dann muss der Moderator Mittel haben, ihnen das zu ermöglichen.

Klarheit über den Lead im Meeting herstellen

Wer gehört in welches System? Das sollte der Moderator:in klar sein. Es sind oft kleine Dinge, die das Anzeigen. Vertikale werden immer mit zu den letzen gehören, die zum Meeting erscheinen. Sie beeilen sich nicht, sondern wählen eine Geschwindigkeit, welche ihrer Machtposition unterstreicht. Die Zeit vor dem Meeting, von der Türschwelle an, ist Vertikalen wichtig. Horizontalen ist das nicht wichtig, sie können ja im Meeting verbal brillieren.

“Also wenn so ein Typ zu spät kommt und ich bin damit beauftragt, dieses Meeting zu leiten, dann muss ich genau dem so früh wie möglich klarmachen, dass ich dieses Meeting leite und nicht er. Nur weil er vielleicht ein Silberrücken ist oder zufällig ein Geschäftsführer ist. Sonst zerschießt er mir das Meeting.” Peter Modler

Podcast „Neu geordnet“ 10.07.2023

Eine Moderator:in muss für „Vertikale“ klar machen, dass sie/er diese Rolle hat und das Meeting leitet. Für Vertikale fängt die Aushandlung der Hierarchie im Meeting schon vor Beginn an. Daher muss die Moderator:in gleich wenn jemand den Raum betritt, sich mit Vor- und Zuname + Rolle vorstellen: „Guten Morgen, mein Name ist … Ich leite heute dieses Meeting.“ Eventuell kann man noch hinter schieben: „es gibt noch freie Plätze, bis auf den am Kopfende, das ist meiner.“

In Remote Meetings sollte die Rolle zu Vor und Nachnamen geschrieben werden.

Das ist schon ein erstes Zeichen für Vertikale. Vertikale müssen nicht die erste Geige im Meeting spielen. Für sie ist es nur wichtig, dass die Rangfolge geklärt ist.

Natürlich kann es passieren, dass die Aushandlung der Hierarchie im Meeting nicht deutlich genug für Vertikale war. Also jemand versucht, die Zügel der Moderation an sich zu reißen, oder wie im Beispiel versucht die Agenda im Alleingang umzustellen. Hier hilft es freundlich aber bestimmt, ganz platt an die bestehende Rangfolge zu erinnern. Dabei schaut der Moderator die Person direkt an und sagt: „Ich bin der Moderator dieses Meetings. Sie sind Teilnehmer des Meetings. Wenn sie etwas sagen möchten, melden sie sich gerne zu Wort und ich nehme sie dran.“ Wenn darüber gemosert wird, einfach stur freundlich aber bestimmt den Basic Talk wiederholen. Auf keinen Fall einknicken, denn sonst war es das mit der Autorität der Moderationsrolle. Zumindest für dieses Meeting.

Schlussbemerkung
Mir ist wichtig darauf hinzuweisen, dass die hier vorgestellten Verhaltensmöglichkeiten für Moderator:innen nicht benötigt werden, wenn es sich um eine Gruppe von Menschen mit horizontalem Kommunikationssystem handelt. Hier gibt es möglicherweise auch Vielredner oder andere Störungen, doch kann mit Ihnen auf eine andere Art und Weise umgegangen werden.

Wer mehr über das Thema „mit Ignoranten reden“ wissen möchte, findet in den folgenden Quellen einen guten Startpunkt.